7 tips van een koploper

Cynthia Doeschot over de eerste livegang van Versneld verbinden

Op 26 november ging de eerste groep organisaties binnen Versneld verbinden technisch live met het 360-gradenbeeld. Voor het eerst stroomt er een klein, gecontroleerd pakketje (test)cliëntgegevens tussen de VVT en ziekenhuizen. Processen blijven nog zoals ze waren, maar professionals kunnen al wél ervaren hoe data-uitwisseling werkt en waar verbeteringen nodig zijn.

Cynthia Doeschot, projectleider bij Livio en Liberein, maakte dit hele proces als koploper van dichtbij mee. Haar ervaringen zijn handig voor de organisaties die later aansluiten, daarom deelt Cynthia haar bevindingen en tips met je.

Start met een klein kernteam

Toen Cynthia als koploper startte, lag er nog geen strak plan klaar. ‘Tijdens de kick-off wisten we eigenlijk nog helemaal niet wat we gingen doen. Gaandeweg werd het duidelijker, maar in het begin was het vooral samen zoeken.’

Een klein, overzichtelijk kernteam was volgens haar de belangrijkste eerste stap. Daarin zaten in elk geval iemand van ICT of functioneel beheer, iemand van kwaliteit & processen, privacy/security, communicatie en een projectleider die alles bij elkaar houdt.

Dit kernteam bleek al snel de motor van het project. Ze kwamen elke week kort bij elkaar om informatie uit te wisselen, omdat iedereen in andere overleggen zat en je anders gemakkelijk langs elkaar heen werkt. Ook bracht het kernteam de bestaande processen in kaart: hoe lopen processen nu en welke stappen moeten straks anders? Daarnaast deden ze de eerste analyses van wat er in de toekomstige situatie verandert en bereidden zij onderwerpen voor zoals datakwaliteit, toestemming en de organisatorische impact van NEN7510.

Het kernteam hield zo overzicht, verbond alle betrokkenen en zorgde dat de organisatie steeds een stap verder kwam.

Datakwaliteit: een langdurige klus

Een van de grootste thema’s is datakwaliteit. Omdat anderen straks in onderdelen van je dossier kijken, is het belangrijk dat informatie op de juiste plek én op de juiste manier ingevuld wordt. ‘Het veld kan wel gevuld zijn, maar dat betekent nog niet dat het bruikbaar is voor de ander,’ zegt Cynthia. ‘Veel organisaties werken niet uniform en zelfs als dat wel zo is, kan de inhoud nog verschillen.’

Een duidelijk voorbeeld daarvan is de wilsverklaring. Cynthia vertelt dat ziekenhuizen niets hebben aan alleen een vinkje wilsverklaring aanwezig in het dossier. Zij hebben het daadwerkelijke document nodig voordat ze erop mogen vertrouwen. Een veld kan dus wel gevuld zijn, maar zonder de juiste inhoud is het alsnog niet bruikbaar voor de organisatie aan de andere kant van de lijn.

Daarom starten de koplopers met een bron-audit op de eerste drie ZIBs (zorginformatiebouwstenen). Dat is een interne kwaliteitscontrole, waarbij je in het brondossier bekijkt wat er precies is ingevuld, of het op de juiste plek staat en of de informatie daadwerkelijk bruikbaar is voor de organisatie aan de andere kant van de lijn.

Toestemming: regel het zo vroeg mogelijk

Om data te mogen uitwisselen, moet er toestemming van de cliënt of patiënt zijn.

Dat proces bestaat uit:

• goed informeren (privacyverklaring, folder, website)
• een getekende toestemmingsverklaring
• verwerking van die toestemming in het systeem
• een duidelijk proces voor het intrekken van toestemming

Tegelijk moet ook het proces voor het intrekken van de toestemming goed geregeld worden. Want als iemand anders beslist, moet daarnaar gehandeld worden.

NEN7510: begin op tijd en hou het realistisch

Elke deelnemende organisatie moet binnen drie jaar aantoonbaar voldoen aan NEN 7510. Dat blijkt in de praktijk niet eenvoudig, zeker niet voor kleinere organisaties. Veel organisaties staan nog aan het begin, dus dit zal nog de nodige tijd en aandacht vragen. Begin er daarom op tijd mee.

Samenwerken helpt enorm, zeker voor kleinere organisaties

Niet iedere organisatie heeft dezelfde capaciteit of expertise in huis. Vooral kleine organisaties worstelen soms met ICT, functioneel beheer of procesinrichting. Daarom ziet Cynthia veel winst in samenwerking:

• gezamenlijk expertise inhuren
• afspraken afstemmen
• koploper-ervaringen gebruiken in plaats van zelf opnieuw beginnen

‘Het wiel is al uitgevonden. Hoe slimmer we samenwerken, hoe makkelijker we het elkaar maken.’

Wat je als ‘volger’ (dus niet-koploper) nu al kunt doen

1. Stel een compact kernteam samen
   Zorg dat de belangrijkste rollen vertegenwoordigd zijn: ICT/FB, kwaliteit, privacy/security, communicatie en een projectleider.
2. Maak een mini-projectplan
   Inventariseer welke rollen je nodig hebt, welke risico’s er zijn en maak een eerste grove planning.
3. Breng interne processen in kaart
   Leg vast hoe processen nu verlopen en welke onderdelen raken aan het ECD.
4. Zoek samenwerking op
   Bundel kennis en capaciteit met andere organisaties in de regio.
5. Check afspraken over toestemming en datadeling
   Wees voorbereid zodra je dit moet gaan organiseren.
6. Begin met datakwaliteit
   Werk alvast aan de kwaliteit van de ZIBs die straks als eerste worden uitgewisseld (zoals behandelrestricties, waarschuwingen en allergieën).
7. Plan een wekelijkse check-in
   Houd elkaar kort en regelmatig op de hoogte.

Wat volgers binnenkort kunnen verwachten

Het programma werkt aan een aangescherpte versie van het draaiboek, gebaseerd op de ervaringen van de koplopers. Volgers krijgen die nieuwste versie binnenkort, samen met inspiratiemateriaal en voorbeelden van koplopers.

De verwachting is dat volgers aan het einde van Q1 technisch live kunnen, maar de definitieve planning volgt nog vanuit het implementatieteam.