De vijf inzichten van de usecase Proactieve zorgplanning

De usecase Proactieve zorgplanning is ongeveer halverwege. We zetten mooie stappen, de één wat groter dan de andere en meestal nog niet merkbaar op de werkvloer. Tegelijkertijd leren we onderweg veel over wat er nodig is om onze doelen te bereiken. Die inzichten delen we graag. Regionaal eigenaar Susan Vrijkotte en projectleider Erik Derkink vertellen er meer over.

Er komt meer bij kijken dan we vooraf dachten

Bij de start van programma Versneld verbinden begin 2025 leek het overzichtelijk. We dachten: als we met elkaar afspreken welke informatie we vastleggen en hoe we die delen, dan kunnen we dat relatief snel organiseren. We begonnen bij de start 2025 met dromen: wat zou de ideale situatie zijn? En wat is de stip op de horizon?

Van dromen gaan we vervolgens naar doen. Daarbij kijken we naar de kleine stapjes die mogelijk zijn om steeds dichter bij die droom te komen. Maar met de kennis van nu zijn we van droom omgedraaid naar: wat heb je minimaal nodig? Want inmiddels weten we dat er meer bij komt kijken dan we bij de start konden voorzien. Onderweg deden we een aantal belangrijke inzichten op.

Inzicht 1: het is echt regionaal samenwerken

Zodra we informatie willen delen, werk je niet meer alleen binnen je eigen organisatie. Wat je vastlegt, moet ook bruikbaar zijn voor een zorgprofessional in een andere organisatie. Iemand die jou niet kent en niet kan navragen wat je precies bedoelde.

Dat vraagt om duidelijke en gezamenlijke afspraken. Niet alleen over wát we vastleggen, maar ook hóe we dat doen.

Bijvoorbeeld: als de ene zorgprofessional alleen noteert dat een patiënt niet gereanimeerd wil worden, terwijl een ander ook vastlegt in welke situaties dat geldt en wat daarbij belangrijk is voor de patiënt, dan kan dat tot verschillende interpretaties leiden. Terwijl het voor de zorgprofessional die de informatie later gebruikt juist belangrijk is om het complete beeld te hebben.

Inzicht 2: dezelfde systemen werken toch anders

We zien dat systemen die op het eerste gezicht hetzelfde lijken, in de praktijk verschillend zijn ingericht. Organisaties maken bijvoorbeeld (binnen de gestelde kaders) eigen keuzes in hoe ze hun systemen (zoals het EPD) gebruiken. En binnen teams ontstaan werkwijzen die goed werken in de dagelijkse praktijk. Allerlei variabelen dus.

Dat is logisch. En het werkte ook prima binnen organisaties, maar bij het regionaal uitwisselen van informatie is er meer nodig. De gegevens moeten dan op elkaar aansluiten. Dat vraagt om afstemming en soms ook om het maken van nieuwe gezamenlijke regionale keuzes.

De hele keten moet kloppen

Om informatie te kunnen delen, moet achter de schermen de hele keten kloppen. De informatie die we vastleggen, moet eerst passen binnen landelijke afspraken over hoe die informatie wordt opgebouwd: de informatiestandaard. Een informatiestandaard zorgt ervoor dat zorginformatie overal op dezelfde manier wordt vastgelegd en uitgewisseld, zodat iedereen het goed kan begrijpen en gebruiken. Om dat goed te doen, wordt een informatiestandaard opgebouwd uit zorginformatiebouwstenen (zibs). Zo is er bijvoorbeeld een zib voor bloeddruk en een zib voor medicatie.

Vervolgens bouwen leveranciers deze afspraken in hun systemen in. Daarbij maken zij keuzes in hoe de informatie eruitziet en waar die wordt vastgelegd. Ook zorgorganisaties maken hierin eigen keuzes. Daarna moeten zorgprofessionals de informatie vastleggen op de plek waar dat is afgesproken. Alleen dan kan die informatie ook teruggevonden en gedeeld worden.

Als dat allemaal klopt, wordt de informatie beschikbaar gemaakt. Dat gebeurt via de zibs. Die zorgen ervoor dat de juiste informatie bij elkaar blijft.

Tot slot moet die informatie ook zichtbaar worden op het scherm van de betrokken zorgprofessional. Dat gebeurt met een viewer. De viewer moet de informatiepakketjes overzichtelijk, werkbaar en veilig kunnen tonen.

Elke stap in deze keten moet kloppen. En juist omdat er op meerdere plekken keuzes worden gemaakt, is dat complexer dan het lijkt.

Inzicht 3: klein verschil kan grote impact hebben

We merken dat kleine verschillen in vastleggen grote gevolgen kunnen hebben. Als informatie niet compleet is, of op een andere manier wordt vastgelegd, dan krijgt de zorgprofessional onvolledige of geen informatie. Dat kan zorgen voor keuzes die niet overeenkomen met de vastgelegde wensen, waarden en behoeften. Bijvoorbeeld als mensen tegen hun wens toch gereanimeerd worden. Daarom is het belangrijk dat we alle informatie uniform vastleggen.

Inzicht 4: bouwen stap voor stap bouwen geeft het beste resultaat

Wat we doen is nieuw en nog niet eerder gedaan in Nederland. We brengen in kaart hoe systemen werken, waar verschillen zitten en wat er nodig is om die te overbruggen. Dat vraagt om stap voor stap werken, testen, evalueren en bijstellen. We hebben inmiddels binnen het programma al veel stappen gezet en we hebben knelpunten gesignaleerd en oplossingen bedacht. Die stappen zijn eerst allemaal nodig voordat de zorgprofessional veilig een compleet overzicht van iemands PZP-gegevens kan raadplegen. Daarom is niet elke stap direct zichtbaar voor de professional op de werkvloer.

Inzicht 5: regionaal werken vraagt om nieuwe afspraken

Wanneer we informatie delen, werken we in één netwerk. Dat betekent dat we niet meer alleen binnen onze eigen organisatie werken. Bij het werken in een netwerk horen gezamenlijke afspraken. Bijvoorbeeld over:

• wie verantwoordelijk is voor het vastleggen en beschikbaar maken van informatie
• hoe we werken volgens een regionale leidraad en werkwijze
• en hoe we ervoor zorgen dat afspraken ook in de praktijk worden nageleefd

Dat vraagt om anders werken dan we gewend zijn. Maar naast flexibiliteit is er meer nodig. Zorgprofessionals moeten weten wat er van hen verwacht wordt en zich bekwaam voelen om volgens de afspraken te werken. Ook moeten ze overtuigd zijn van de urgentie om anders te gaan werken en begrijpen hoe belangrijk het is dat we informatie volgens vaste afspraken vastleggen en opvragen. Dat vraagt om gedragsverandering en intensieve scholing en begeleiding.

Wat betekent dit voor de komende periode?

We werken toe naar een situatie waarin informatie niet alleen beschikbaar is, maar ook volledig, betrouwbaar en bruikbaar. Daarvoor zijn heldere afspraken, goede afstemming en tijd om dit zorgvuldig in te richten nodig.

Tegelijkertijd blijven we vooruitkijken. Naar hoe we dit in de praktijk kunnen gaan gebruiken en wat dat vraagt van zorgprofessionals.

Door ervaringen te delen en inzichten te benoemen, zetten we niet alleen stappen, maar begrijpen we ook beter wat daarvoor nodig is. Zodat we uiteindelijk bereiken waar we het voor doen: dat wensen, waarden en behoeften bekend zijn bij de betrokken zorgprofessionals en dat ze die kunnen gebruiken op het moment dat het ertoe doet.